Fuar personelini son hafta aramak en pahalı yöntem. Stand büyüklüğüne göre kaç kişi gerektiğini, hangi görevlerin ayrılması gerektiğini ve ne zaman talep vermeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Fuar organizasyonlarında en sık yapılan hata, personeli son haftaya bırakmak. Yoğun fuar dönemlerinde deneyimli personel önceden bağlanır; geç kalan ya yüksek fiyat öder ya da tecrübesiz ekiple çalışır.
Kaç kişi gerekir?
Kaba bir başlangıç ölçüsü:
| Stand alanı | Stand görevlisi | Kurulum/söküm |
|---|---|---|
| 20-40 m² | 2-3 kişi | 2 kişi |
| 40-80 m² | 4-6 kişi | 3-4 kişi |
| 80-150 m² | 6-10 kişi | 5-6 kişi |
| 150 m² üstü | 10+ kişi | 6+ kişi |
Bu sayılar vardiya başına. Fuar günde 8-10 saat açıksa ve mola düzeni kuracaksanız, sayıyı buna göre artırmanız gerekir.
Görevleri ayırın
Herkesin her işi yaptığı stand dağınık görünür. En az şu üçünü ayırın:
Karşılama ve yönlendirme. Standın önünde duran, ziyaretçiyi içeri alan kişi. İletişimi güçlü olmalı.
Ürün/hizmet anlatımı. Sizin ekibinizden ya da eğitilmiş personel. Teknik soruları karşılar.
Destek ve lojistik. Broşür ikmali, ikram, düzen, depo-stand arası taşıma. Görünmez ama olmazsa aksar.
Zaman planı
- Fuardan 3-4 hafta önce: Personel talebinizi verin. Sayı, tarih, saat, görev tanımı.
- 1 hafta önce: Ekip kesinleşsin, kıyafet ve kimlik kartları hazırlansın.
- 1 gün önce: Kısa brifing. Ürün bilgisi, stand düzeni, kime ne soracakları.
- Kurulum günü: Kurulum ekibi genelde stand ekibinden ayrı ve daha erken başlar.
Sık yapılan hatalar
Kurulum ve fuar ekibini aynı sanmak. Kurulum fiziksel iş, fuar günleri iletişim işi. Farklı profiller.
Molayı hesaba katmamak. 6 kişilik stand, molalarla aynı anda 4 kişiye düşer. Sayıyı buna göre planlayın.
Yedek düşünmemek. Günlük işçilerde devamsızlık gerçektir. %10-15 yedek payı bırakın ya da bunu firmadan garanti isteyin.
Son gün sökümü unutmak. Fuar bitince stand sökülmeli. Bu ayrı bir ekip-gün demektir.
Etik Personel'de nasıl
Fuar dönemlerinde daha önce çalıştığımız, sahada performansını bildiğimiz personeli önceliklendiririz. Talebinizi aldığımızda:
- Konum, tarih ve göreve uygun personeli belirleriz
- Gelmeyen olursa yedekle tamamlarız
- Sigorta, yol ve yemek bizde; siz tek fatura alırsınız
Fuar tarihiniz belliyse şimdiden yazın — erken planlama hem fiyat hem ekip kalitesi açısından fark yaratır.